Manapság a vállalatok bővelkednek a hasznosítható adatokban,  amik – megfelelően felhasználva – a bevételnövelés forrásai lehetnek. Legyen szó akár vásárlói hűségprogramok fejlesztéséről, fogyasztói és szervezeti viselkedést értelmező elemzésekről, új termék- és szolgáltatások bevezetéséről, vagy egyszerűen csak az innováció felgyorsításáról: az adatokkal új lehetőségek nyílnak meg a vállalatok előtt. Ahhoz azonban, hogy ezt az új erőforrást teljeskörűen ki lehessen aknázni, a leghasznosabb adatokat vállalatszerte meg kell osztani a felhasználókkal.

 Az egyre dagadó adatfolyam azonban felvet egy fontos kérdést. Tudunk-e az érzékeny vagy az üzletvitel szempontjából bizalmas adatokból megfelelő értéket teremteni? Vagy az adatok inkább csak kockázatot jelentenek, hiszen a személyes adatokat védő jogszabályok miatt, ezek az adatok fokozottabb vizsgálat alá esnek? 

Mi lesz ennek az eredménye? Az adatokkal szemben bizalmatlanná váló szervezetek ahelyett, hogy az egész vállalat számára lehetővé tennék az adatok elérését, inkább korlátozzák a hozzáférést. Pedig az adatok demokratizálásával új értékeket lehetne teremteni, például egy szélesebb körben elérhető adatpiactérrel javítható lenne a marketing vagy a működési hatékonyság. Ehhez azonban kulcsfontosságú a bizalom kiépítése. De hogyan is lehet megteremteni a bizalmat az adatok iránt?

A “megbízhatóság igazolásával” hamar érhet el megbízható eredményeket

Mi is ez a “megbízhatóság igazolása” (“trust insurance”), és hogyan juthatunk hozzá megfelelő adatigazgatással? Ha egy szervezet az adataiból akar értéket teremteni, akkor ahhoz jó adatokat kell használnia. A jó adatokat viszont csak kontrollált folyamatok révén lehet előállítani. Ezek biztosítják, hogy az adatok egyszerre a célnak megfelelően pontosak, és a külső-belső előírásoknak megfelelően védettek legyenek.   A szervezeteknek olyan adatigazgatási stratégiára van szükségük, ami szabályozza a megfelelő adathasználat minden aspektusát, összhangot teremt a jogszabályok és belső előírások között, és az üzleti és technológiai oldal párbeszédében a felhasználás céljára irányítja a figyelmet.

Az IDC felmérése szerint világszerte évente 61 százalékkal nő az adatmennyiség. Ilyen ütem mellett 2025-re 175 zettabájtnyi adatot tárolnak majd a világon. Ez a szám nemcsak döbbenetes, de ha túl sok adatot kell kezelnünk, akkor megkérdőjelezhetővé válik, hogy hasznosak-e még egyáltalán (feltéve, hogy tudjuk, mit hol tárolunk éppen). Sőt, a mennyiséggel növekszik a kockázat is, hogy nem az adatigazgatási szabályoknak megfelelően kerülnek felhasználásra.

A megfelelő felhasználáshoz szükség van egy megbízható adatigazgatási módszerre, és a sikernek az is feltétele, hogy a szervezetet rá lehessen hangolni a használatára. Az érdekelt felek koordinálása, az adatfelhasználásról szóló szervezeti politikát áthágó esetek orvoslása az adatkezelők felelőssége, akiket a főbb feladatok automatizálásában mesterséges intelligencia alapú eszközök segítenek.

Az Informatica kidolgozott egy 6 lépésből álló folyamatot, ami az adatigazgatási módszerek legjobb gyakorlatán alapul. Ha ezeket megfelelően alkalmazza, hamar demokratizálhatja az adatait, hogy aztán megbízható módon használhassa azokat. Virágzó adatpiacteret építhet ki és egész szervezetében felgyorsíthatja az adatalapú, tájékozott döntéshozatalt. Ráadásul, a folyamat vezetésével megbízott CDO-t és az adatkezelőket hősökké teheti, akik kimutatható értéket  teremthetnek a vállalat számára.

Adatok demokratizálása 6 stratégiai lépésben

A megbízható adatok segítségével történő demokratizálásához 6, egyformán fontos lépés vezet:

1. Dokumentálás és együttműködés

Az adatok demokratizálásának első lépése az adatigazgatás alapjainak lefektetése, és azok dokumentálása. Olyan kultúrát kell teremteni, ami együttműködésre és dokumentációra épül. A legaprólékosabban kidolgozott terv sem fog működni, ha hiányzik az együttműködés kultúrája. A Boston Consulting Group (BCG) felmérése szerint a vállalatok 60 százaléka fejletlennek tartja saját adatigazgatási képességeit. Akárcsak egy felhőkarcoló felhúzásánál, ha nincsen biztos alap, akkor a felső emeletek – esetünkben az adatok demokratizálása – egyszerűen összeroskadnak. Hol tart most a szervezete?

2. Térképezze fel és rendszerezze az adatokat

Ha az adatigazgatás – megfelelően dokumentált – keretrendszere felállt, és sikerült megteremteni egy adatbarát, együttműködő vállalati kultúra alapjait, akkor itt az idő, hogy nekilásson az adatok feltérképezésének. Egyes szervezetek felcserélik az első és a második lépést, de a McKinsey szerint, ha nem áll rendelkezésre egy adatnyilvántartás, akkor a felhasználók idejük 30-40 százalékát kereséssel fogják tölteni, és kevesebb idő marad az elemzésre és a cselekvésre. Az adatok felderítése kulcsfontosságú, a rendszerezés pedig használhatóvá és hasznossá teszi az adatokat a felhasználók számára. Ez elengedhetetlen ahhoz, hogy fel tudják mérni, mennyire felel meg egy adott adatkészlet az igényeiknek.

3. Adattisztítás és törzsadatképzés

A következő két lépés célja az adatok megbízhatóvá tétele. A szervezetek 60 százaléka küzd adatai minőségével és bonyolultságával. Az adattisztítás során az adatok elemzésre történő előkészítése zajlik. Eltávolítják vagy kijavítják a helytelen, hiányos, irreleváns, duplikált vagy nem megfelelő formátumú adatokat. A tisztítás után a törzsadatképzés feladata, hogy egyetlen hiteles forrás jöjjön létre.

4. Az adatok védelme és nyomonkövetése

A “bizalom” két kulcselemének egyike az adatminőség, a másik pedig a személyes adatok védelme. Az adatokhoz való biztonságos hozzáférés egyik elengedhetetlen feltétele, hogy az érzékeny adatok védve legyenek a figyelmetlenségből bekövetkező, nem szabályszerű használattól és a szándékos biztonsági támadásoktól. Ha az adatokat demokratizálni akarjuk, akkor meg kell előzni, hogy súlyos bírság és hírnévromlás sújtsa a vállalatot az adatvédelmi előírások be nem tartása miatt. Az adatfelhasználás nyomonkövetése is elengedhetetlen az átláthatóság biztosításához. A szervezet így tiszteletben tartja a fogyasztó megfelelő adatfelhasználásra vonatkozó jogait, például, hogy az érintettek hozzáférhessenek a róluk tárolt adatokhoz.

5. Adatszolgáltatás és -fogyasztás

Az ötödik és hatodik lépés arról szól, hogy az adatokat összekészítjük, és eljuttatjuk a megfelelő helyre, a megfelelő formában a megfelelő felhasználókhoz, hogy aztán ott könnyen megtalálhatóak, elemezhetőek és hatékonyan felhasználhatóak legyenek.  A szervezeteknek gondoskodniuk kell arról, hogy az adatokból – összegyűjtés, átalakítás, feldolgozás révén – magas minőségű és szabályozottan felhasználható adatkészleteket hozzanak létre, még mielőtt az üzleti felhasználók hozzáférnének és elkezdenék használni az adatokat.  

6. Kezdődhet az értékteremtés

Végül, az így létrehozott jó minőségű, megbízható és védett adatkészleteket hozzáférhetővé lehet tenni egy adatpiactéren. Ez olyan, mint egy belső felhasználásra kialakított webshop, amelyben a vállalati felhasználók adatok között válogathatnak. Ez egyszerűsíti és automatizálhatóvá teszi a felhasználók dolgát, amikor az adatok között keresnek, nézelődnek vagy “shoppingolnak”. Az adatpiactér „vásárlói” megfelelő jogosultság birtokában hozzá is férhetnek az adatokhoz, hogy aztán a vállalat adatigazgatási elveinek megfelelően felhasználva őket új értékeket teremtsenek.