Mit jelent a data governance?

Az adatigazgatás az adatbirtoklásól szól, arról, hogy, ha valakinek döntést kell hoznia a megosztott adattal kapcsolatban, akkor az gyors lehessen, a folyamatok, a szerep- és felelősségi körök egyértelműek legyenek, és a döntés a lehető legjobban szolgálja a vállalat érdekeit.

Ha egy nagyobb szervezet adatkonfliktus esetén képtelen gyors döntést hozni vagy hónapokat tölt a megfelelő cselekvési irány meghatározásával, akkor az frusztrációhoz, további átdolgozáshoz, a potenciális bevételek elvesztéséhez és ügyfél-elégedetlenséghez vezet. Gyakran elsiklanak fölötte, hogy mindez a törzsadatokra vezethető vissza.

A gyártóvállalatoknál sokszor egy Business Process Owner felel egy adott funkcióért vagy osztályért, például az értékesítésért, a gyártásért, a logisztikáért vagy az ellátási láncért. Ezek a BPO-k felelnek a folyamatuk igazgatásáért, és ha rögzítenek egy változtatási kérelmet, ami módosítaná a folyamatot vagy eszkalálni kell egy problémát, akkor ők azok, akik kiértékelik, konfigurálják és megvalósítják, vagy éppen elvetik azt.

Ehhez hasonló módon az IT-részlegekben Product Ownerek igazgatják az eszközöket, a rendszereket és az üzleti oldalról érkező, azok módosítására irányuló változtatási kérelmeket. Az adatoknál azonban ez nem jellemző.

Az adatokat egyszer gyűjtik be, de utána sokszor használják fel őket. Egy helyen keletkeznek, de különböző csapatok, különböző végcéllal, sok helyen használják őket. Ebből származik a konfliktus, mert a különböző funkciók vagy telephelyek nem tudnak megegyezni például egy olyan apróságban, mint, amilyen a mértékegység.

Hasonlóan ahhoz, ahogy a technológiai folyamatokat BPO-k felügyelik, vagy, ahogy az IT-részlegen Product Ownerek dolgoznak, az adatoknál is szükség van Data Ownerekre. A vállalatának, tehát szüksége van az adatigazgatásra.

Az adatigazgatás azonban nem egy projekt. Nem arról van szó, hogy elég egyszer megvalósítani, és utána nincs több dolgunk vele. Ennek a folyamatnak sosincs vége. A létrehozását lehet egy adott időkereten belül végrehajtandó projektként kezelni, de ha utána nem épül be a mindennapokba, és nem működtetik aktívan, akkor egy adott ponton el fog fogyni a lendülete.

Data Governance Officer – Ki a megfelelő személy?

Olyasvalakit kell ezzel a feladattal megbízni, aki érti, miről szólnak a döntések, és kapcsolatban áll a napi ügyvitellel, de ugyanakkor elég magas a pozíciója, ahhoz, hogy irányítson, és bízni lehet benne, hogy helyes döntéseket fog hozni.

Lehet olyan személy is, aki több telephelyen található létesítményekért is felel, ezért egy csapat helyi vagy funkcionális Data Advisornak kell támogatnia a munkáját. Ily módon a Data Ownerek probléma esetén helyi tanácsot és hatáselemzést kaphatnak.

Egy nagy, globális szervezetben akár 10 globális Data Owner is dolgozik, akiket akár több száz Data Advisor támogat. Az előforduló adatkonfliktusok megoldási folyamatának kezeléséhez, irányításához és előmozdításához javasolt egy kifejezetten ezzel foglalkozó globális adatigazgatási csapat felállítása, hogy gondoskodjanak a folyamat sikeres kidolgozásáról.

Nagyon fontos, hogy a szervezet egészére kidolgozzák és megvalósítsák az egyes osztályok eszkalációs útvonalait, és fontos, hogy ezeket kövessék is a munkatársak. Ezek a folyamatok mégis nagyon sok vállalatnál hiányoznak.

A Data Governance Officer (adatigazgatási igazgató) feladata, hogy az adatigazgatást és a karbantartást oly módon valósítsák meg, hogy az adat eljusson a forrástól a célig, és ott megfeleljen a céladatokra vonatkozó feltételeknek (más néven a közös nyelvnek).

Az ő feladata az is, hogy az adatpolitikák, -folyamatok és -szabványok összehangoltak maradjanak a projekt élesedése után is. Innentől már inkább adatkarbantartásról és minőségbiztosításról szól a munka.

Hogyan lehet bevonni a munkatársakat az adatigazgatási projekt megvalósításába?

Ha a szervezet különböző szintjein (üzemeltetési, taktikai, stratégiai) dolgozó munkatársak nem tudnak felkészülni vagy nem értik, hogy mi történik, akkor a változás nem fog működni.

Kulcsfontosságú az adatigazgatást övező tévhitek eloszlatása és az üzleti előnyök bemutatása. A „De ebben mi a jó nekem?” jellegű kérdésekre érdemes egy „kortesbeszéddel” készülni, amely könnyen érthetően magyarázza el, mit, miért tesznek, hogyan működik majd a rendszer, mik lesznek a szerepkörök, mik lesznek a változás hatásai és, mi az ütemterv.

Az egyén könnyen belefeledkezik a saját szerepkörébe, a saját osztályán zajló munkába, és nem jut ideje arra, hogy egy kicsit körbenézzen és lássa, mi történik körülötte. Az adatigazgatás egyik feladata, hogy összehozza a Data Ownereket, hogy bemutathassák egymásnak, min dolgoznak éppen.

Ezekkel az interakciókkal az is feltérképezhető, hogy a vállalat különböző részein milyen adatelemeket hasznosítanak. Gyakran előfordulnak olyan átfedések, amelyben több osztály ugyanazt az információt használja, csak eltérő módszerrel.

Ennek a tudásnak a birtokában kiértékelhető az adat minősége, hogy megfelelően tartják-e karban, és, hogy a munkatársak értik-e, hogyan kell karbantartani az adatokat. Amennyiben ez utóbbi tudás hiányos, akkor, például képzési anyagok összeállításával lehet ezen javítani.

A munkatársak bevonása és a megfelelő képzés központi szerepet játszik abban, hogy rendelkezzenek az előrelépéshez szükséges tudással és információval. Kihívást jelenthet minőségi képzési anyagok összeállítása, mert ez az az egyes csapatok együttműködését is igényli, hogy közösen hozzanak létre egy felhasználóbarát és könnyen feldolgozható anyagot. Érdemes azonban időt szánni a helyes kivitelezésre, mert ezzel sok munkát lehet megspórolni később.

Mi az data governance jövője?

Az adatigazgatás egyre aktuálisabb kérdés lesz, és egyre nagyobb szükség lesz rá. Szinte az összes szervezetnél zajlik valamilyen formában a digitális átállás, ami azt jelenti, hogy a digitális megoldásokat megbízható információkat hasznosító, adatvezérelt folyamatokkal támogatják.

Ezeknek az átállásoknak a megvalósításához kritikusan fontos a törzsadat. A szavatos törzsadatokhoz adatminőséget kell biztosítani, ami viszont az adatigazgatás és adatbirtoklás által működtetett szabályokon és szabványokon alapszik.

Sokat hallunk az adatvezérelt döntéshozatalról, de sokan nem tudják még, melyik adatra alapozhatják a vállalat vezérlését. Ha mégis tudják, akkor kérdés, hogy az adat megbízható-e. Mik a minőségi szabványok? Meg lehet bízni bennük? Ha a válasz igen, akkor jó eséllyel az Amazonról beszélünk. Ha a válasz nem, akkor jó eséllyel adatigazgatásra lesz szükség.